Digitaal ondertekenen wordt steeds meer gedaan in business. Het is veilig, snel en eenvoudig. Je hoeft geen papieren meer uit te printen. Dit bespaard natuurlijk weel een hoop tijd en geld. Weg met die papieren en verwelkom de digitalisering en automatisering.
Wat is een digitale handtekening?
Een bekende methode om iets te ondertekenen is het gebruik van pen en papier. In bedrijfsprocessen krijg je ontzettend vaak te maken met ondertekeningen. Hierbij is het zonde van de tijd en het geld om eerst een vel papier af te drukken, vervolgens een handtekening te verzamelen en deze daarna weer in te scannen. Een digitale handtekening biedt de oplossing. Een digitale handtekening of ook wel elektronische handtekening is een digitale variant van de handgeschreven handtekening.
Hoe werkt digitaal ondertekenen?
Er is een verschil tussen elektronisch ondertekenen en gekwalificeerd ondertekenen. Een gewone elektronische handtekening is te zien op een elektronisch document of e-mail. Een voorbeeld is dus een ingescande handtekening die op papier is gezet. Een andere variant is de gekwalificeerde elektronische handtekening. Hierbij is sprake van een gekwalificeerd certificaat. Dit certificaat bewijst dat de handtekening ook daadwerkelijk echt is. De identiteit van de persoon die ondertekent wordt gekoppeld aan de handtekening. Deze handtekening wordt vervolgens aan het document gekoppeld. Zo voorkom je vervalsing van het document of de handtekening.
Welke documenten kun je digitaal ondertekenen?
Het klinkt allemaal ontzettend voorbarig. Maar, welke documenten kun je eigenlijk digitaal ondertekenen? Het antwoord hierop is simpel. Ieder document dat je met een schriftelijke handtekening kunt ondertekenen kun je ook digitaal ondertekenen. Zo kun je digitaal een contract ondertekenen, maar kun je er ook voor kiezen om bijvoorbeeld een offerte digitaal te ondertekenen.
De voordelen van digitaal ondertekenen
Zoals hierboven omschreven biedt digitaal ondertekenen veel opties. Het gaat sneller dan een schriftelijke handtekening en bespaart daarnaast ook nog eens een hoop papier en verwerkingskosten. Kies eenvoudig voor de software voor digitaal ondertekenen van AFAS. Op deze manier kun jij profiteren van alle voordelen:
- Juridisch geldig. Er wordt gebruik gemaakt van een elektronische gekwalificeerde handtekening, waardoor jij verzekerd bent van een hoge bewijskracht.
- Volledig inzicht. Je kunt eenvoudig het complete proces dat het document heeft doorlopen inzien. Zo kun je inzichtelijk zien wie welke stap heeft gezet.
- Tijdbesparend. Digitaal ondertekenen gaat een stuk sneller dan schriftelijk. Je hoeft niets uit te printen en vervolgens weer in te scannen.
- Kostenbesparend. Tijd is geld. Zorg er dus voor dat werknemers geen tijd meer kwijt zijn aan alle administratieve handelingen die zich op papier bevinden.